Управление на проекти

Част III: Потенциални опасности в етапа на изпълнение

Инвестиционни дейности в енергетиката, тежката промишленост и инфраструктурата са свързани с проекти, като проектите в енергетиката са може би най-скъпите, най-продължителните и с най-голям разход на ресурси. Управлението на договорите и проектите е може би най-важният аспект на инвестиционната дейност, като споменаването на договорите и проектите в единство не е случайно, защото договорът е основата, на която стъпва всеки проект.
В няколко последователни броя списание ЕНЕРГИЯ представя различни аспекти, свързани с тази тема. Този брой е посветен на специфичните опасности, появяващи се в процеса на изпълнение.

Впредходната част на материала, публикуван в списание ЕНЕРГИЯ, направихме обстоен обзор на потенциалните опасности по време на договарянето на проекта. По принцип всяка една от тях може да стане истинска, а не теоретична опасност, ако се прояви на етапа на изпълнението на проекта. И на практика част от опасностите винаги стават реални проблеми, защото животът е по-сложен и многообразен от нашите модели и дори и най-гениалният контракт мениджър не може да предвиди и предотврати абсолютно всичко. Обаче с добър контракт мениджмънт проблемите от лошо договаряне ще са несъществени и под минимума, подсигурен с провизии. Тогава именно проектът ще върви гладко и ще завърши успешно. Тук идва и основната роля на ръководителя на проект, а именно да следи за строго спазване на всички планове, договорености и добри практики. Освен евентуалните опасности, подробно описани в предишната част на този обзор, на етапа на изпълнение на проекта се появяват и нови специфични заплахи и слабости, които трябва да бъдат посочени отделно заради своята специфика.

Управление на документацията
Няма смисъл да се отрича, че не съществува един единствен начин за успешно водене и документиране на проекти. Начините да се постигне успех са многобройни, както и начините да се стигне до провал. Защо тогава похватите при управлението на проекти (особено в отделната фирма) се стандартизират и формализират по точно определен начин? Нали уста Кольо Фичето е правил плановете си, чертаейки с клечка по пясъка? Причините са няколко. На първо място, Кольо Фичето е бил един единствен и е наивно да се надяваме, че точно нашия проект ще бъде ръководен от такъв майстор. А стриктното спазване на утвърден и формализиран модел на ръководене е гаранция, че няма да има пропуски и неправилни действия, дори ако работят нормални хора, а не само изключителни специалисти. Освен това не бива да се забравя, че мениджмънтът на фирмата периодично трябва да контролира развитието на проектите. Но във фирмата може да има много паралелни проекти. В такъв случай как би било възможно ръководството за кратко време да вникне в статуса на всеки проект, ако те не се водят и документират по еднакъв начин? Ако няма унификация ще се наложи старшите ръководители да се занимават само с това и да хабят ненужно време за вникване във всеки проект. Да не говорим, че човешкият фактор винаги крие рискове. Настоящият ръководител на проект може да напусне, да се разболее или да бъде повишен. И тогава се налага много бързо работата да бъде поета от друг човек, а единственият начин външен човек да се запознае бързо със ситуацията и да поеме нещата в движение, е проектът да се води по стандартизиран начин, познат на заместника. Това значи от една страна да се водят точно определени документи и то по точно определен начин. Освен това обаче документацията трябва да се води редовно и съвестно и да бъде подредена по ясни критерии. При всички случаи трябва да се прилага етапния подход, в който етапите се ограничават от ключови моменти (mile stone approach), и са ясно обособени при отразяването в документацията. На документацията не трябва да се гледа като на досадна формалност, която само губи време, а като на гаранция за контролируемост, проследимост и добро управление. По-долу ще бъдат изброени като обособени точки конкретни случаи, важни за доброто водене на документацията.

Управление на промените
Във всеки проект се случват промени. Дали защото клиентът променя изискванията си, дали защото настъпват промени в нормативни документи и закони, дали защото се появяват непредвидени трудности или по каквито и да е било причини. От изключителна важност обаче е тези промени да бъдат управлявани правилно. На първо място никога не бива да се допуска каквато и да е промяна от актуалния и утвърден за дадения момент план, без адекватно утвърждаване на промените от оторизирани представители на страните по договора. Това значи, че за всяка промяна в договора, графика или плановете трябва да има съответен документ, описващ самите промени, последиците за проекта (промяна на срокове, цена, поредност на изпълнение), разпределението на разходите и отговорностите и документът да бъде подписан по надлежен ред. Едва тогава може да започне работа по новия план и той остава актуален до края на проекта или до последващата промяна по аналогичен начин. Важно е всеки следващ вариант на плановете да бъде ясно обозначен с пореден номер и старите планове и документи да се архивират така е на всеки етап от проекта да може да бъде направена ревизия на еволюцията на проекта.

Управление на рекламациите
Във всеки проект се случва някоя от страните да допуска грешки или да не успее да изпълни качествено и в срок задълженията си. Това е нормално, но за всяка грешка трябва да се съставя протокол или друг отчетен документ и той да бъде подписан от оторизирани представители на страните. Важността на тази дейност обикновено се проявява на по-късен етап, когато проектът навлезе в голямо закъснение, или в преразход, или в някакво друго неблагополучие. Тогава страните се събират и вече не толкова приятелски всяка една се опитва да прехвърли вината на другата. И единственият начин всяка страна да се защити и да докаже правотата си е добре воденият регистър на рекламациите. Ако за всеки пропуск е бил съставян протокол, то този протокол се превръща в тежък контрааргумент против претенциите, ако корените на пропуска напълно или частично могат да бъдат свързани с пропуска на обвиняващата страна. Естествено, най-добре е да не се стига до там, но в случая с пълна сила важи максимата „ако искаш мир, готви се война”. Като правило доброто водене на регистър на рекламациите много често елиминира неоснователни претенции, уравновесява вината на страните или ако претенциите са основателни и бъдат приети, това става по обективни критерии и без представителите на страните да губят лице пред началниците си (защото са допуснали това) и без да се влошават междуличностните отношения. Разгледано схематично, управлението на рекламации се състои от следните етапи, в зависимост от страната, към която са отправени.

Когато рекламацията е отправена към нас:
- Получаване на рекламацията, проучване и вникване в нея;
- Оценка дали наистина става дума за рекламация или за нормално явление, респективно отказ да се приеме рекламацията;
- В случай, че наистина има основание за рекламация следва оценка дали причините за рекламация са по вина на този, към когото е отправена или на някой друг (често вината е в страната отправяща рекламацията или в трета страна). Ако това се окаже така рекламацията се отказва;
- В случай, че рекламацията е основателна и е по вина на обвинената страна, се предприемат мерки за отстраняване на проблема и минимизиране на последиците;
- Накрая всичко се документира и се изготвят протоколи.

Когато ние отправяме рекламацията:
- Проучваме проблема и определяме хипотеза за виновна страна;
- Ако вината е у нас вземаме мерки за отстраняване и минимизиране на последиците;
- Ако вината не е у нас, всичко се документира, подготвят се доказателства и се предявява рекламация към виновната страна. Събраните и документирани факти се използват за аргумент. Към аргументите спада и позоваване на конкретните клаузи от договора, съгласно които другата страна е длъжна да поеме вината и да предприеме компенсиращи действия;
- Постигнатото споразумение за приемане на рекламацията се протоколира, определят се срокове и действия за отстраняване;
- Следи се процеса на отстраняване на проблема и след приключване се изготвя протокол;
- Цялата документация се архивира и съхранява.

Съставяне на приемо-предавателни протоколи
Добре съставените протоколи също са важно средство за уреждане на отношения на по-късен етап, за провеждане на ревизии на изпълнението, за уреждане на отношенията при прекратяване на договора, за окончателно приключване на проект и други. Един добър протокол съдържа дата, място, точен опис на доставеното и извършеното (включително серийни номера за по-скъпо оборудване), референция към съответния член или приложение на договора, уточнение дали с този протокол договорената дейност или доставка е извършена напълно или частично, респективно каква част остава неизпълнена, имена и подписи на оторизирани лица. При това представителите на страните трябва наистина да проверят количеството, качеството и състоянието на предаваното оборудване и при наличие на дефекти те да бъдат описани. Съвременните технологии позволяват и фотографско документиране на всякакви изпълнения или неизпълнения. И накрая, но не и по важност, протоколите трябва да се съхраняват грижливо и да бъдат правилно подредени, като най-добре е на базата на всеки протокол да се попълва и обща карта на изпълнението – в графичен, табличен или друг вид според целесъобразността.

Управление на разходите
Както беше вече подчертано в началото на тази студия, независимо за какво точно става дума, накрая всичко опира до пари, в това число и успехът на проекта има парично изражения. По тази причина една от главните задачи на ръководителя на проекта е воденето на строг отчет на разходите и на паричните потоци. И при всяка индикация за предстоящи проблеми (т.е. дори още да не са се изявили проблемите) ръководителят на проекта трябва да взема съответни коригиращи действия.

Правила за безопасност
Обща тенденция е мерките за безопасност и охрана на труда да остават в някаква степен на хартия, като този ефект се изразява все по-ясно с времето, след като проектът е вървял успешно и не са се случвали произшествия. И при лошо стечение на обстоятелствата, в съчетание с пренебрегване на мерките за безопасност, може да се случи и най-лошото. Затова е важно написаното в плановете за безопасност да се спазва точно, инструктажите да се провеждат в действителност, работниците да работят с предпазно облекло и да се спазват всички останали предвидени мерки. Ако това се прави, то дори да се случи инцидент, най-малкото за това няма да се търси наказателна отговорност от ръководителите на проекта, а и застрахователите няма да имат основание да откажат обезщетения.

Внимание при поръчки и договаряне
Основно задължение на ръководителя на проекти е също и да извършва поръчки за оборудване, или да ръководи подизпълнителите в съответствие с графика на проекта. Макар тези дейности да са вече планирани и одобрени, на тях не трябва да се гледа с лека ръка, защото всеки пропуск при поръчката може да се окаже фатален, ако например се поръча важен компонент и след няколко месеца чакане се окаже, че има грешка в поръчката и компонентът не съответства (за пример на дребно недоглеждане с важни последици мога да посоча поръчката на двигател с неправилна посока на въртене). Такава грешна доставка означава забавяне на целия проект, а освен това и допълнителни директни разходи, защото производителят е изряден и няма вина за доставката на неподходящия компонент, тъй като самата поръчка е била сгрешена. По тази причина ръководителят на проекти трябва да изготвя много внимателно поръчките и да изисква съответните технически специалисти да прегледат окончателния текст на поръчката преди да бъде изпратена и да удостоверят с подпис, че всичко е според проекта. Освен технически пропуски при поръчка може да се сгрешат и количества, да не се опишат всички нужни документи и сертификати, да не се укаже мястото на доставка, митническа обработка, условията на доставка и плащане, допълнителните завишени гаранции и други. Изключително важен момент при поръчката на оборудване е и застраховането. Застраховките, предлагани от спедиторите, покриват преки щети, т.е. цената на повреденото или погинало оборудване. В същото време невъзможността да бъде монтирано повреденото оборудване може да предизвика и непоправимо забавяне на проекта. За да се покрият тези щети е уместно да се сключат специални допълнителни застраховки, което не изключва взимането на мерки за редуциране на транспортния риск.

Комуникация между клиент и изпълнител
Комуникацията между страните е основен фактор за успешно развитие на проекта. От една страна тя трябва да бъде в достатъчна степен формализирана, но от друга страна да бъде оперативна и да позволява бързо решаване на проблемите. За целта още при стартиране на проекта трябва да бъдат определени оторизираните лица, които да имат право да вземат решения на място, а не да бъдат пощенски кутии, без права, предаващи нататък за одобрение всеки документ. Откритите, конструктивни и даже приятелски отношения между страните също много помагат за успешния проект и задача на ръководителя на проекти е да се опитва да влияе положително на тези отношения по всякакъв приемлив начин.

Изпълнителят не би могъл дори да започне работа, ако преди това клиентът не е свършил своята част по подготовка на обекта, подсигуряване на снабдяването с електричество, вода ток и въздух под налягане, осигуряване на складови площи и площадки за работа и други. Всичко това трябва да е договорено още при подписването на договора, но много важна задача на ръководителя на проекти е да проверява на място достатъчно рано преди започване на работа или преди доставки как са изпълнени тези задължения. Пренебрегването на проверката и голата вяра, че партньорът сам ще изпълни всичките си задължения правилно и в пълен обем, могат да имат тежки последици за проекта.